Nhân Viên Hành Chính | Hà Nội

A. Tour Guide Coordination & Payment Administration (Điều phối hướng dẫn viên và quản lý thanh toán)

• Coordinate with Educational Managers and Learning Coordinators (LCs) to check guide availability, arrange bookings, and update booking information in the company system.

• Work with managers to allocate tour guides and support staff to educational trips.

• Prepare guide contracts and maintain complete records of contracts, qualifications, required documents, rates, and trip confirmations.

• Coordinate with the Finance Officer to verify monthly guide payments, process payment information, and send payment statements to guides.

• Prepare guide lists and supporting documents required by clients before each trip.

• Assist tour guides with administrative paperwork and documentation procedures when necessary.

Phối hợp với Quản lý Giáo dục và Điều phối viên điểm đến để kiểm tra lịch trống, đặt lịch hướng dẫn viên và cập nhật thông tin lên hệ thống.

Phối hợp với quản lý để phân bổ hướng dẫn viên và nhân sự hỗ trợ cho các chuyến đi giáo dục.

Chuẩn bị hợp đồng và quản lý đầy đủ hồ sơ hướng dẫn viên, bao gồm bằng cấp, giấy tờ cần thiết, mức phí và thông tin xác nhận chuyến đi.

Phối hợp với bộ phận Tài chính kiểm tra thông tin thanh toán hàng tháng, xử lý dữ liệu thanh toán và gửi bảng kê thanh toán cho hướng dẫn viên.

Chuẩn bị danh sách hướng dẫn viên và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng trước mỗi chuyến đi.

Hỗ trợ hướng dẫn viên hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục hành chính khi cần thiết.

B. Administrative Coordination & Internal Support (Điều phối hành chính và hỗ trợ nội bộ)

• Act as the main administrative contact for tour guides regarding scheduling, documentation, and other administrative matters.

• Coordinate with relevant departments to prepare equipment, materials, and logistics for workshops, company celebrations, holiday events, and other internal activities.

• Purchase, manage, and distribute office supplies and equipment to ensure departments have the resources they need.

• Maintain and update the company asset register, monitor shared asset usage, and coordinate maintenance and repairs when required.Provide general administrative and operational support to management and other departments.

• Perform other duties as reasonably assigned by the line manager.

Là đầu mối liên hệ chính với hướng dẫn viên về lịch trình, hồ sơ và các vấn đề hành chính liên quan.

Phối hợp với các phòng ban chuẩn bị thiết bị, vật tư và hậu cần cho hội thảo, tiệc công ty, các dịp lễ và hoạt động nội bộ khác.

Mua sắm, quản lý và phân bổ văn phòng phẩm, trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của các phòng ban.

Theo dõi, cập nhật danh mục tài sản công ty; giám sát việc sử dụng tài sản chung và phối hợp bảo trì, sửa chữa khi cần.

Hỗ trợ các công việc hành chính và vận hành chung cho quản lý và các phòng ban.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hợp lý của quản lý trực tiếp.

Education & Experience | Trình độ và kinh nghiệm

• A college diploma or bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, Office Administration, English Language Studies, or a related field.

At least 2–3 years of experience in office administration. Experience in tourism, travel, hospitality, or educational services is an advantage.

Vietnamese nationality is required.

Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành liên quan.

Có ít nhất 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành du lịch, lữ hành, khách sạn hoặc dịch vụ giáo dục.

Ứng viên phải có quốc tịch Việt Nam.

Technical Skills & Competencies | Kỹ năng chuyên môn

• Good English and Vietnamese communication skills, both written and verbal.

• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Google Workspace, and document management applications.

• Strong organizational, coordination, and time-management skills.

• Excellent record-keeping, filing, and document management skills.

• High attention to detail, accuracy, and a strong sense of responsibility.

• Good analytical thinking and problem-solving abilities.

• Ability to multitask, prioritize tasks, and meet tight deadlines.

• A proactive, flexible, and collaborative working attitude.

Giao tiếp tốt bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt, bao gồm kỹ năng nói và viết.

Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel, Google Workspace và các ứng dụng quản lý tài liệu.

Có kỹ năng tổ chức, điều phối và quản lý thời gian tốt.

Có khả năng quản lý hồ sơ, lưu trữ và sắp xếp tài liệu khoa học.

Cẩn thận, chính xác, chú ý đến chi tiết và có tinh thần trách nhiệm cao.

Có tư duy phân tích và khả năng xử lý vấn đề tốt.

Có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và đảm bảo thời hạn công việc.

Chủ động, linh hoạt và có tinh thần hợp tác trong công việc.

Đại học

Luật Lao động Việt Nam,Quản lý tiền lương,Tuyển dụng,Đào tạo nhân sự,Tiếng Anh giao tiếp,Phân tích và đánh giá hiệu suất,Có kinh nghiệm làm ở linh vực du lich,Kỹ năng hành chính vp

• Competitive salary: Negotiable based on experience and qualifications, with above-industry-average compensation for qualified candidates.

• Salary reviews: Twice a year, with clear career development and promotion pathways.

• Bonus and benefits: Performance-related bonuses, full insurance coverage, and a 13th-month salary.

• Annual leave: 14 days of annual leave, public holidays in accordance with regulations, and a Christmas holiday.

• Working schedule: Monday to Friday, 9:00 AM–5:00 PM, with a one-hour lunch break from 12:00 PM to 1:00 PM.

• Working environment: A small, dynamic, and collaborative team working in educational tourism.

Mức lương cạnh tranh: Thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực; mức lương cao hơn mặt bằng chung của ngành dành cho ứng viên đủ tiêu chuẩn.

Xét tăng lương: Hai lần mỗi năm, với lộ trình phát triển nghề nghiệp và thăng tiến rõ ràng.

Thưởng và chế độ phúc lợi: Thưởng theo chính sách công ty, tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm và lương tháng thứ 13.

Nghỉ phép: 14 ngày phép năm, các ngày nghỉ lễ theo quy định và kỳ nghỉ Giáng sinh.

Thời gian làm việc: Thứ Hai đến thứ Sáu, từ 09:00 đến 17:00; nghỉ trưa một giờ từ 12:00 đến 13:00.

Môi trường làm việc: Đội ngũ nhỏ, năng động, thân thiện và có tinh thần hợp tác trong lĩnh vực du lịch giáo dục.