Trưởng/Phó Phòng Hành chính ( Công ty tổng thầu)

1. Mục tiêu công việc

• Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ công tác hành chính, văn thư – lưu trữ, hậu cần và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên tại Văn phòng Khối Back Office và các công trường; đảm bảo môi trường làm việc đầy đủ, an toàn, thuận tiện, chuyên nghiệp , hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động thi công và vận hành của Công ty.

2. Nhiệm vụ chính

1. Quản lý công tác hành chính tổng thể

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định về công tác hành chính toàn Công ty.

• Tổ chức cung cấp các dịch vụ hành chính, hậu cần phục vụ Văn phòng và các công trường.

• Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động.

• Đảm bảo điều kiện làm việc ổn định, chuyên nghiệp cho cán bộ nhân viên.

• 2. Chăm lo đời sống cán bộ nhân viên tại công trường

• Tổ chức và kiểm soát các điều kiện ăn, ở, sinh hoạt, đi lại cho cán bộ nhân viên làm việc tại công trường.

• Quản lý nhà ở tập thể, khu lưu trú, bếp ăn, suất ăn và các dịch vụ sinh hoạt tại công trường.

• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đời sống, điều kiện sinh hoạt và phúc lợi hành chính.

• Khảo sát, đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ phục vụ người lao động tại các dự án.

• 3. Quản lý hậu cần công trường và Văn phòng Back Office

• Tổ chức hậu cần cho các công trường theo quy mô và đặc thù từng dự án.

• Quản lý phương tiện, phòng họp, khu vực làm việc, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ.

• Điều phối công tác hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, đào tạo và hoạt động nội bộ.

• Đảm bảo các công trường được cung cấp đầy đủ vật tư, trang thiết bị hành chính theo nhu cầu.

4. Quản lý văn thư – lưu trữ

• Tổ chức tiếp nhận, phân loại, phát hành và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, quyết định, hợp đồng và văn bản hành chính .

• Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ giấy

• Kiểm soát việc ban hành văn bản, số hóa và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

• Đảm bảo hồ sơ được quản lý đúng quy trình, dễ tra cứu, bảo mật và an toàn .

• Quản lý con dấu, văn bản đi – đến và các tài liệu thuộc phạm vi được phân quyền.

5. Quản lý tài sản và cơ sở vật chất

• Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và trang thiết bị hành chính.

• Tổ chức cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thu hồi tài sản.

• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất tại Văn phòng và công trường; đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung.

• Kiểm soát việc sử dụng tài sản tiết kiệm, đúng mục đích.

6. Quản lý chi phí hành chính

• Lập và kiểm soát ngân sách hành chính – hậu cần.

• Theo dõi chi phí văn phòng, công trường, lưu trú, ăn uống, đi lại và các dịch vụ hành chính.

• Kiểm soát hồ sơ thanh toán, nghiệm thu dịch vụ và chi phí phát sinh.

• Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.

• 7. Quản lý các hoạt động hành chính đặc thù của Công ty Tổng thầu

• Tổ chức hậu cần phục vụ việc khởi công, động thổ, cất nóc, bàn giao và các sự kiện tại công trường .

• Phối hợp đảm bảo điều kiện làm việc cho Ban Chỉ huy công trường và các đơn vị liên quan.

• Hỗ trợ công tác tiếp đón Chủ đầu tư, tư vấn, đối tác và khách đến làm việc tại công trường/Văn phòng.

8. Báo cáo và tham mưu Ban Lãnh đạo

• Báo cáo định kỳ về tình hình hành chính, hậu cần, đời sống và văn thư – lưu trữ.

• Kịp thời cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến điều kiện làm việc và hoạt động của công trường.

• Tham mưu các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và đời sống người lao động.

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành

• Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh, Luật, Văn thư – Lưu trữ hoặc liên quan.

• Có tối thiểu 7–10 năm kinh nghiệm hành chính , trong đó có kinh nghiệm quản lý.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty tổng thầu xây dựng, nhà thầu xây dựng hoặc doanh nghiệp có nhiều công trường/dự án .

• Có kinh nghiệm quản lý hậu cần công trường, nhà ở tập thể, bếp ăn và dịch vụ đời sống người lao động.

• Am hiểu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản, mua sắm và quản lý nhà cung cấp .

• Có năng lực tổ chức, điều phối nhiều địa điểm và xử lý tốt các tình huống phát sinh.

• Tư duy dịch vụ, chủ động, trách nhiệm và khả năng làm việc với nhiều cấp quản lý.

• Quyền lợi -

Thu nhập

• 20-30 triệu ( Hoặc có thể đàm phán tùy vào kinh nghiệm) - Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước; - Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh; - Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding…. - Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững; - Cơ hội thăng tiến trong công việc.