Thư Ký Giám Đốc

• Hỗ trợ Giám đốc

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Giám đốc.

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo phục vụ các cuộc họp.

• Ghi biên bản họp, theo dõi và đôn đốc thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc.

• Tổng hợp báo cáo từ các phòng ban theo yêu cầu.

• Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của Giám đốc.

• Quản lý hồ sơ dự án

• Lập danh mục hồ sơ cho từng dự án.

• Quản lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hồ sơ thanh toán.

• Quản lý tài liệu triển khai dự án

• Theo dõi tình trạng ký duyệt, phát hành và lưu trữ hồ sơ.

• Kiểm soát phiên bản tài liệu.

• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu khi cần.

• Quản lý hồ sơ nhân sự dự án

• Lập danh sách nhân sự tham gia từng dự án.

• Quản lý hồ sơ cá nhân của nhân sự dự án.

• Theo dõi hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên.

• Theo dõi chứng chỉ chuyên môn, chứng nhận đào tạo.

• Theo dõi thời hạn hợp đồng, chứng chỉ và nhắc gia hạn.

• Quản lý hồ sơ điều động nhân sự giữa các dự án.

• Tổng hợp ngày công, thời gian tham gia dự án theo yêu cầu.

• Tuyển dụng nhân sự dự án

• Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ Ban Giám đốc hoặc Quản lý dự án.

• Xác định số lượng, vị trí, kỹ năng và thời gian cần bổ sung nhân sự.

• Đăng tin tuyển dụng.

• Tìm kiếm ứng viên qua các kênh tuyển dụng.

• Sàng lọc hồ sơ.

• Liên hệ ứng viên.

• Sắp xếp lịch phỏng vấn.

• Tham gia điều phối quá trình tuyển dụng.

• Thông báo kết quả tuyển dụng.

• Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận.

• Phối hợp ký hợp đồng.

• Bàn giao nhân sự cho dự án.

• Theo dõi quá trình thử việc.

- Hỗ trợ Giám đốc

- Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Giám đốc.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo phục vụ các cuộc họp.

- Ghi biên bản họp, theo dõi và đôn đốc thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc.

- Tổng hợp báo cáo từ các phòng ban theo yêu cầu.

- Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của Giám đốc.

- Quản lý hồ sơ dự án

- Lập danh mục hồ sơ cho từng dự án.

- Quản lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hồ sơ thanh toán.

- Quản lý tài liệu triển khai dự án

- Theo dõi tình trạng ký duyệt, phát hành và lưu trữ hồ sơ.

- Kiểm soát phiên bản tài liệu.

- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu khi cần.

- Quản lý hồ sơ nhân sự dự án

- Lập danh sách nhân sự tham gia từng dự án.

- Quản lý hồ sơ cá nhân của nhân sự dự án.

- Theo dõi hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên.

- Theo dõi chứng chỉ chuyên môn, chứng nhận đào tạo.

- Theo dõi thời hạn hợp đồng, chứng chỉ và nhắc gia hạn.

- Quản lý hồ sơ điều động nhân sự giữa các dự án.

- Tổng hợp ngày công, thời gian tham gia dự án theo yêu cầu.

- Tuyển dụng nhân sự dự án

- Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ Ban Giám đốc hoặc Quản lý dự án.

- Xác định số lượng, vị trí, kỹ năng và thời gian cần bổ sung nhân sự.

- Đăng tin tuyển dụng.

- Tìm kiếm ứng viên qua các kênh tuyển dụng.

- Sàng lọc hồ sơ.

- Liên hệ ứng viên.

- Sắp xếp lịch phỏng vấn.

- Tham gia điều phối quá trình tuyển dụng.

- Thông báo kết quả tuyển dụng.

- Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận.

- Phối hợp ký hợp đồng.

- Bàn giao nhân sự cho dự án.

- Theo dõi quá trình thử việc.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Quản trị nhân lực. Luật, Kinh tế, Công nghệ thông tin (lợi thế) Hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý, Hành chính hoặc Quản lý hồ sơ dự án.

• Có kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại doanh nghiệp CNTT, phần mềm, chuyển đổi số, tích hợp hệ thống hoặc viễn thông.

• Hiểu quy trình quản lý hồ sơ dự án.

• Hiểu quy trình tuyển dụng và quản lý hồ sơ nhân sự.

• Có kiến thức cơ bản về Luật Lao động.

• Có hiểu biết về quy trình triển khai dự án CNTT là lợi thế.

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.

• Kỹ năng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.

• Kỹ năng tuyển dụng và đánh giá hồ sơ ứng viên.

• Kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.

• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm.

• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.

- Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm.

- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.