Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chịu trách nhiệm toàn diện về công tác nhân sự và hành chính của công ty hoạt động trong lĩnh vực Media Agency & Technical, quy mô 50–100 nhân sự. Đây là vị trí vừa xây dựng hệ thống, vừa trực tiếp vận hành (hands-on) toàn bộ vòng đời nhân sự: từ tuyển dụng, hội nhập, đào tạo, chấm công – tính lương đến đánh giá và quan hệ lao động.

1. Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự

• Thiết lập và hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự thống nhất trong toàn công ty: cơ cấu tổ chức, mô tả công việc (JD) và hệ thống KPI cho từng vị trí;

• Xây dựng, chuẩn hóa các quy trình, quy chế và chính sách nhân sự; kiểm soát việc thực hiện nội quy nội bộ;

• Phối hợp với các phòng ban triển khai hoạt động nhân sự và văn hóa doanh nghiệp phù hợp văn hóa công ty.

2. Tuyển dụng và hội nhập

• Lập kế hoạch và ngân sách tuyển dụng theo kế hoạch phát triển công ty; trực tiếp tuyển các vị trí đặc thù media/creative/technical vốn cạnh tranh cao trên thị trường;

• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng (employer branding) trên các kênh tuyển dụng phù hợp;

• Chuẩn hóa hồ sơ tuyển dụng, quy trình phỏng vấn – đánh giá ứng viên; triển khai chương trình onboarding cho nhân viên mới;

• Theo dõi và có giải pháp cải thiện tỷ lệ nghỉ việc (turnover).

3. Đào tạo và đánh giá nhân sự

• Phối hợp với trưởng các bộ phận xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển đội ngũ và lộ trình thăng tiến;

• Vận hành chu trình đánh giá nhân sự định kỳ (thử việc, giữa năm, cuối năm) gắn với KPI; tổng hợp kết quả phục vụ xét lương, thưởng và thăng tiến.

4. C&B – Chấm công, lương thưởng và phúc lợi

• Quản lý hệ thống chấm công phù hợp đặc thù dự án (giờ linh hoạt, OT theo chiến dịch); tính lương và chi trả chế độ hàng tháng chính xác, đúng hạn;

• Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN cho người lao động;

• Quản lý hợp đồng cộng tác viên/freelancer theo dự án: soạn thảo, theo dõi thanh toán, khấu trừ thuế TNCN và lưu trữ hồ sơ theo quy định;

• Xây dựng chính sách lương, thưởng dự án và phúc lợi cạnh tranh để thu hút, giữ chân nhân tài.

5. Hành chính và vận hành nội bộ

• Quản lý toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng: cơ sở vật chất, thiết bị, văn phòng phẩm, lễ tân;

• Đảm bảo các thủ tục an ninh trật tự, PCCC và các nghĩa vụ hành chính khác của văn phòng.

6. Pháp lý lao động, quan hệ lao động và Công đoàn

• Đảm bảo mọi hoạt động nhân sự tuân thủ Bộ luật Lao động, Luật BHXH, Luật Công đoàn và quy định pháp luật hiện hành;

• Làm việc và giải quyết thủ tục với các cơ quan liên quan: cơ quan BHXH, Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội, cơ quan thuế, công an địa phương và các đơn vị quản lý hành chính khác;

• Có kinh nghiệm thành lập và vận hành Công đoàn cơ sở: hướng dẫn Ban Chấp hành (không trực tiếp tham gia) về sinh hoạt định kỳ, kinh phí – đoàn phí, báo cáo công đoàn cấp trên và các hoạt động chăm lo người lao động

• Tham mưu cho Ban Giám đốc trong đối thoại định kỳ tại nơi làm việc, thương lượng tập thể và xử lý các vấn đề quan hệ lao động, tranh chấp lao động (nếu có).

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc liên quan;

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm Hành chính – Nhân sự, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý (Trưởng/Phó phòng hoặc tương đương);

• Đã trực tiếp vận hành toàn bộ vòng đời nhân sự (tuyển dụng, onboarding, đào tạo, chấm công – bảng lương, đánh giá, nghỉ việc) cho doanh nghiệp quy mô từ 50 nhân sự trở lên;

• Am hiểu sâu Bộ luật Lao động, BHXH, BHYT, thuế TNCN; có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước;

• Am hiểu thủ tục thành lập và vận hành Công đoàn cơ sở, có khả năng hướng dẫn nội bộ triển khai; kinh nghiệm xử lý quan hệ lao động;

• Có kinh nghiệm xử lý hợp đồng dịch vụ/cộng tác viên/freelancer và các nghĩa vụ thuế liên quan;

• Thành thạo Excel/Google Sheets và phần mềm HRM, chấm công;

• Kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, giao tiếp – đàm phán, giải quyết vấn đề và xử lý xung đột; tư duy hệ thống, khả năng tự xây dựng quy trình từ đầu.

Ưu tiên (nice-to-have)

• Ưu tiên ứng viên đã làm tại các công ty Agency, Media, Công nghệ.

• Từng xây dựng hệ thống nhân sự từ giai đoạn đầu cho công ty đang tăng trưởng.

• Hiểu đặc thù quản lý nhân sự sáng tạo: giờ giấc linh hoạt, làm việc theo chiến dịch, đội ngũ trẻ.

• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.

• Chứng chỉ nghiệp vụ nhân sự, bảo hiểm hoặc pháp chế lao động.

Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Quản lý điều hành, Nhân sự

Kinh nghiệm: 5 Năm

Cấp bậc: Quản lý

Hình thức: Nhân viên chính thức

• Mức lương cạnh tranh theo năng lực; thưởng hiệu quả công việc

• Lương tháng 13, bảo hiểm đầy đủ theo quy định, khám sức khỏe định kỳ

• Môi trường agency trẻ, sáng tạo; được trao quyền xây dựng hệ thống nhân sự

Địa điểm: Hồ Chí Minh

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương