Trợ lý Tổng Giám đốc

1.1. Hỗ trợ vận hành văn phòng

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công việc vận hành thường xuyên của văn phòng.

- Thực hiện và theo dõi một số công việc liên quan đến nhân sự như đăng tuyển, tiếp nhận và tổng hợp hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới và theo dõi hồ sơ hành chính nhân sự.

- Hỗ trợ soạn thảo văn bản, thông báo, biên bản, tài liệu nội bộ; sắp xếp lịch họp và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.

- Làm việc với nhà cung cấp và đối tác dịch vụ khi cần thiết.

- Theo dõi, kiểm kê và quản lý tài sản, trang thiết bị, vật tư tại văn phòng.

- Hỗ trợ xây dựng và duy trì các quy trình vận hành nội bộ.

- Tổng hợp các công việc cần xử lý và báo cáo định kỳ cho Tổng Giám đốc.

1.2. Hỗ trợ quản lý chương trình ươm tạo và cuộc thi khởi nghiệp

- Tham gia vận hành các chương trình ươm tạo, tăng tốc khởi nghiệp, cuộc thi đổi mới sáng tạo và các chương trình hỗ trợ startup do VISI tổ chức.

- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch, timeline và checklist triển khai chương trình.

- Theo dõi tiến độ các đầu việc và phối hợp với các thành viên để đảm bảo chương trình được triển khai đúng kế hoạch.

- Hỗ trợ quản lý thông tin và làm việc với startup/dự án, mentor, chuyên gia, giám khảo, trường đại học, viện nghiên cứu, quỹ đầu tư, doanh nghiệp và các đối tác trong hệ sinh thái.

- Hỗ trợ tổ chức workshop, mentoring session, pitching, demo day, networking event và các hoạt động cộng đồng.

- Tổng hợp dữ liệu, báo cáo kết quả và tài liệu sau mỗi chương trình.

- Hỗ trợ quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu các dự án/startup tham gia chương trình của VISI.

1.3. Quản lý và hỗ trợ hoạt động truyền thông

- Hỗ trợ quản lý các kênh truyền thông của VISI.

- Xây dựng và quản lý lịch nội dung truyền thông theo tuần/tháng.

- Viết và biên tập các nội dung cơ bản như bài đăng mạng xã hội, thông báo chương trình, nội dung tuyển sinh/tuyển dự án, giới thiệu startup/mentor/chuyên gia/đối tác và nội dung truyền thông sự kiện.

- Phối hợp với designer, media hoặc các đơn vị liên quan để triển khai hình ảnh, video và ấn phẩm truyền thông.

- Cập nhật thông tin chương trình, sự kiện và hoạt động của VISI trên các nền tảng phù hợp.

- Theo dõi hiệu quả cơ bản của các kênh truyền thông và đề xuất phương án cải thiện khi cần thiết.

1.4. Hỗ trợ trực tiếp Tổng Giám đốc

- Sắp xếp và theo dõi lịch làm việc, lịch họp và các đầu việc quan trọng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

- Chuẩn bị tài liệu, tổng hợp thông tin trước các buổi họp hoặc làm việc với đối tác.

- Ghi nhận nội dung họp, tổng hợp đầu việc và theo dõi việc thực hiện sau cuộc họp.

- Hỗ trợ kết nối và trao đổi thông tin với đối tác, chuyên gia, doanh nghiệp, trường đại học, startup và các bên liên quan.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc.

Yêu cầu cơ bản

- Là sinh viên năm 4 hoặc ứng viên đã tốt nghiệp đại học không quá 05 năm.

- Có laptop cá nhân phục vụ công việc.

- Có phương tiện đi lại cá nhân và chủ động trong việc di chuyển khi công việc yêu cầu.

- Thành thạo các công cụ tin học văn phòng cơ bản như Microsoft Office hoặc Google Workspace.

- Có khả năng sử dụng các công cụ AI để hỗ trợ công việc, nghiên cứu, tổng hợp thông tin, xây dựng nội dung và nâng cao hiệu suất làm việc.

- Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh ở mức cơ bản trở lên.

- Biết thêm ngoại ngữ thứ hai là một lợi thế.

Kinh nghiệm ưu tiên

- Tham gia hoặc làm việc tại các tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp và đổi mới sáng tạo.

- Làm việc/thực tập tại quỹ đầu tư, vườn ươm, trung tâm đổi mới sáng tạo hoặc tổ chức phát triển hệ sinh thái.

- Tham gia vận hành startup, đặc biệt là startup công nghệ.

- Tổ chức các cuộc thi khởi nghiệp, chương trình ươm tạo, sự kiện hoặc hoạt động cộng đồng.

- Tham gia các câu lạc bộ sinh viên, tổ chức thanh niên hoặc dự án có yêu cầu cao về tổ chức và điều phối.

Ngành nghề: Hành chính / Thư ký

Kinh nghiệm: null Năm

Cấp bậc: Mới tốt nghiệp

Hình thức: Nhân viên chính thức , Bán thời gian

- Có khả năng tổ chức, sắp xếp và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.

- Có tư duy hệ thống và khả năng theo dõi công việc theo timeline, checklist và deadline.

- Có khả năng giao tiếp và phối hợp công việc với nhiều nhóm đối tượng khác nhau.

- Có khả năng soạn thảo văn bản và trình bày thông tin rõ ràng.

- Chủ động tìm kiếm thông tin và đề xuất phương án giải quyết vấn đề.

- Có khả năng học nhanh và thích nghi với các công việc mới.

- Có khả năng sử dụng các công cụ quản lý công việc và cộng tác trực tuyến là một lợi thế.

Phẩm chất

- Trung thực và có tinh thần trách nhiệm.

- Cẩn thận, tỉ mỉ, đặc biệt với tài liệu, số liệu và các công việc hành chính.

- Chủ động và có khả năng tự quản lý công việc.

- Tôn trọng deadline và cam kết với nhiệm vụ được giao.

- Có tinh thần học hỏi và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi.

- Có ý thức bảo mật đối với thông tin nội bộ, thông tin đối tác và các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty.

- Quan tâm đến lĩnh vực khởi nghiệp, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

3. QUYỀN LỢI

3.1. Thu nhập

ĐỐI VỚI SINH VIÊN NĂM 4

• Hỗ trợ tối thiểu 1.000.000 VNĐ/tháng.

• Thời gian làm việc linh hoạt để phù hợp với lịch học tại trường.

• Có thể nhận thêm phụ cấp theo từng dự án, chương trình hoặc hoạt động thực tế tham gia triển khai.

ĐỐI VỚI ỨNG VIÊN ĐÃ TỐT NGHIỆP

• Lương cơ bản: 5.400.000 VNĐ/tháng.

• Thử việc trong 02 tháng.

• Cơ chế lương cơ bản thì sẽ không cao nhưng ứng viên có cơ hội nhận thêm phụ cấp hấp dẫn theo từng dự án, chương trình và kết quả triển khai công việc.

3.2. Cơ hội phát triển

* Làm việc trực tiếp với Tổng Giám đốc và được tiếp cận thực tế với quá trình vận hành một tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp – đổi mới sáng tạo.

* Tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng và vận hành các chương trình ươm tạo, cuộc thi khởi nghiệp, chương trình đổi mới sáng tạo và các dự án hợp tác với doanh nghiệp.

* Phát triển mạng lưới quan hệ với founder/startup, nhà đầu tư và quỹ đầu tư, chuyên gia/mentor, doanh nghiệp công nghệ, trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức trong hệ sinh thái.

* Được tạo điều kiện phát triển năng lực về quản trị và vận hành, quản lý dự án, tổ chức chương trình, truyền thông, quan hệ đối tác, khởi nghiệp và đầu tư.

* Có cơ hội được giao phụ trách độc lập các chương trình/dự án sau khi chứng minh được năng lực.

* Có cơ hội trở thành CEO/Project Lead của các dự án được hình thành hoặc ươm tạo tại VISI, đồng thời có cơ hội tiếp cận nguồn lực và nguồn vốn để phát triển dự án nếu đáp ứng các tiêu chí của chương trình.

Địa điểm: Hà Nội

Quản lý vận hành văn phòng, Việc làm khởi nghiệp, Hệ sinh thái đổi mới sáng tạo, Quản lý chương trình ươm tạo, Tổ chức sự kiện startup, Hoạt động truyền thông, Quan hệ đối tác, Microsoft Office, Lương theo dự án, Trợ lý Tổng giám đốc

Phụ cấp, Đào tạo