GA/ Administrative Staff- Japanese speaking

1. THÔNG TIN CÔNG TY

Khách hàng của Aoba Việt Nam là công ty có vốn đầu tư của Nhật, chuyên sản xuất, thu mua viên nén gỗ và triển khai các dự án nhà máy điện sinh khối mới.

2. NỘI DUNG CÔNG VIỆC

2. 1. Công việc Hành chính và Quản lý nội bộ

• Quản lý, sắp xếp xe đưa đón và xử lý các công việc hành chính liên quan, kể cả ngoài giờ làm việc khi cần thiết

• Xử lý và điều phối các công việc hành chính như: Quản lý khách, thông tin nhân viên, thông tin lưu trú / thị thực, chỗ ở, điện thoại, danh thiếp, danh sách email, danh sách nhân viên, các yêu cầu, thắc mắc về chi phí, tài liệu, cung cấp thiết bị văn phòng, dịch vụ thư từ chuyển phát nhanh và sự kiện nội bộ

• Sắp xếp hỗ trợ các công việc cần thiết cho khách hàng hoặc nhân viên đi công tác

• Xử lý các vấn đề hành chính liên quan đến nhân viên nhằm hỗ trợ giảm chi phí và quản lý phù hợp các khoản chi phí liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (PIT).

2.2. Kiểm soát nội bộ và phối hợp với nhà cung cấp, các bên liên quan

• Duy trì, rà soát và cập nhật các quy trình kiểm soát nội bộ, quy định và quy chế liên quan đến công tác hành chính tổng hợp

• Phối hợp xử lý các công việc liên quan đến công ty mẹ tại Nhật Bản, nhân viên người Nhật/ các bên liên quan

• Trao đổi, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm quản lý hợp đồng và kiểm soát chi phí

• Tiếp nhận, giải đáp các yêu cầu liên quan đến công việc hành chính và phối hợp với các phòng ban liên quan khi cần thiết

• Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc hành chính và cập nhật, báo cáo tình hình cho cấp quản lý trực tiếp

• Hỗ trợ các công việc hành chính cho các công ty thành viên trong cùng tập đoàn khi cần thiết

2. 3. Quản lý ngân sách và cải tiến quy trình

• Theo dõi và quản lý ngân sách cũng như chi phí thực tế phát sinh liên quan đến công việc hành chính tổng hợp

• Xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải tiến hoạt động hành chính tổng hợp

• Cải thiện quy trình làm việc và các thủ tục hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành

3. Lương thưởng và chế độ phúc lợi

Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Nhân sự

Kinh nghiệm: 5 Năm

Cấp bậc: Nhân viên

Hình thức: Nhân viên chính thức

GA/ Administrative Staff- Japanese speaking, Administration Specialist, Admin Assistant cum Interpreter, Nhân viên hành chánh tổng vụ biết tiếng Nhật, Nhân viên phòng nhân sự Nhật ngữ, Junior Administrator, Nhân viên bộ phận hành chánh, Trợ lý hành chánh tổng vụ

Laptop, Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm