Customer Service Team Lead

1. Nhiệm vụ chính (Key Accountabilities)

Trưởng nhóm Dịch vụ Khách hàng (Customer Service Team Lead) hỗ trợ Quản lý Dịch vụ Khách hàng (Customer Service Manager) trong việc giám sát toàn bộ hoạt động dịch vụ khách hàng từ đầu đến cuối trên tất cả các đơn vị sản xuất, đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng chính xác, giao hàng đúng hạn và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.

Vị trí này làm việc chặt chẽ với khách hàng, nhà máy và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành và sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời, vị trí này còn thúc đẩy hiệu quả làm việc của đội ngũ, tự động hóa quy trình, cải tiến hệ thống và các hoạt động cải tiến liên tục nhằm chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ trong toàn Khối Sản xuất

2. Mô tả công việc chi tiết (Detail Job Responsibilities)

Quản lý đơn hàng, Điều phối sản xuất và Kiểm soát vận hành (Order Management, Production Coordination and Operational Control)

• Giám sát toàn bộ quy trình thực hiện đơn hàng tại các đơn vị sản xuất, từ xử lý đơn hàng, theo dõi sản xuất đến lập kế hoạch giao hàng và xuất hóa đơn; đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và hồ sơ trên hệ thống ERP/CRM.

• Phối hợp với các phòng ban chức năng để theo dõi năng lực sản xuất, tồn kho, chất lượng... nhằm đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và giảm thiểu lượng đơn hàng tồn đọng.

• Theo dõi các đơn hàng đang chờ xử lý, các thay đổi, hủy đơn và hàng trả lại; nhận diện rủi ro, xử lý các điểm nghẽn và báo cáo, escalte các vấn đề nghiêm trọng khi cần thiết.

Quản lý quan hệ khách hàng và Giải quyết vấn đề (Customer Relationship Management and Issue Resolution)

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ hiệu quả với khách hàng trong và ngoài nước, các nhà máy và các bên liên quan khác thông qua các buổi thăm viếng, gặp gỡ và đánh giá hoạt động kinh doanh định kỳ.

• Điều phối việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giao hàng, chất lượng, số lượng, hàng hóa hư hỏng và chứng từ bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ và triển khai các biện pháp khắc phục, phòng ngừa nhằm đảm bảo xử lý kịp thời và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý đội ngũ Dịch vụ Khách hàng và Hiệu suất làm việc (Customer Service Team Management and Performance)

• Đào tạo các nhóm Dịch vụ Khách hàng (CS) tại các đơn vị sản xuất nhằm đảm bảo quy trình quản lý đơn hàng và chất lượng dịch vụ được thực hiện nhất quán.

• Theo dõi các chỉ số KPI, bao gồm tỷ lệ giao hàng đúng hạn, số lượng đơn hàng tồn đọng, mức độ chính xác trong thực hiện đơn hàng và hiệu quả xử lý khiếu nại; phân tích hiệu suất hoạt động, đề xuất các giải pháp cải tiến và báo cáo kết quả cho Quản lý Dịch vụ Khách hàng.

Tự động hóa, Cải tiến Quy trình và Nâng cấp Hệ thống

• Dẫn dắt các sáng kiến tự động hóa, chuyển đổi số và nâng cấp hệ thống ERP/CRM, bao gồm xây dựng báo cáo quản trị, dashboard và các cơ chế cảnh báo tự động nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

• Chuẩn hóa các quy trình vận hành chuẩn (SOP) và cơ chế kiểm soát; tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các tác vụ thủ công và sai sót, đồng thời thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục.

Tuân thủ, Dự án và Các Trách nhiệm Khác

• Đảm bảo tuân thủ các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn tài liệu và các biện pháp kiểm soát vận hành của Công ty.

• Chủ trì hoặc hỗ trợ các dự án cải tiến liên phòng ban; thực hiện công tác trong nước và quốc tế theo yêu cầu; đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công bởi Quản lý Dịch vụ Khách hàng và Ban Điều hành (BOD).

3. Công việc khác (nếu có): Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp và Ban Điều hành.

Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp Đại học hoặc Thạc sĩ.

Chuyên ngành:

• Kinh doanh Quốc tế, Quản lý Chuỗi cung ứng hoặc các chuyên ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Dịch vụ Khách hàng (Customer Service), Quản lý Đơn hàng (Order Management), Chuỗi cung ứng (Supply Chain) hoặc Vận hành Sản xuất (Manufacturing Operations), ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường sản xuất.

• Có kinh nghiệm về cải tiến quy trình, tự động hóa quy trình làm việc, triển khai hệ thống ERP/CRM hoặc chuyển đổi số trong vận hành là một lợi thế lớn.

Vi tính:

• Có hiểu biết và khả năng sử dụng các công cụ AI, giải pháp tự động hóa và các công nghệ hỗ trợ dịch vụ khách hàng là một lợi thế.

Ngoại ngữ:

• Tiếng Anh thành thạo; biết tiếng Trung là một lợi thế đáng kể.

Tính cách/Năng lực cá nhân:

• Có khả năng thấu hiểu sự khác biệt văn hóa và ứng xử chuyên nghiệp trong cả môi trường giao tiếp kinh doanh chính thức và không chính thức.

Yêu cầu khác:

• Sẵn sàng đi công tác thường xuyên đến các nhà máy, cơ sở sản xuất cũng như gặp gỡ khách hàng trong nước và quốc tế.

Thưởng

Lương tháng 13 và bonus theo tình hình kinh doanh của Công ty

Chương trình chăm sóc sức khỏe cao cấp dành cho nhân viên và gia đình

Được tham gia các khóa đào tạo để nâng cao tình độ chuyên môn và kỹ năng trong công việc