Chuyên Viên Xây Dựng Hệ Thống

• 1. Khảo sát, phân tích và đánh giá hệ thống hiện tại (15%)

• Khảo sát hoạt động thực tế của các phòng ban để xác định quy trình, trách nhiệm và phương thức phối hợp.

• Thu thập thông tin, hồ sơ, biểu mẫu, tài liệu và các quy định hiện hành.

• Phân tích luồng công việc, nhận diện những điểm chồng chéo, thiếu kiểm soát, chưa rõ trách nhiệm hoặc chưa được chuẩn hóa.

• Đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với cơ cấu tổ chức và mục tiêu kinh doanh.

• Lập báo cáo hiện trạng và đề xuất danh mục ưu tiên xây dựng, điều chỉnh hoặc cải tiến hệ thống.

• 2. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định, biểu mẫu (30%)

• Soạn thảo, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho các phòng ban.

• Xây dựng quy định, quy chế, chính sách, hướng dẫn công việc và biểu mẫu phục vụ hoạt động quản lý.

• Thiết kế sơ đồ quy trình, phân định rõ đầu vào, đầu ra, người thực hiện, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn xử lý.

• Thiết lập danh mục tài liệu quản lý, mã hóa biểu mẫu, số phiên bản và lịch sử cập nhật.

• Chuẩn hóa các quy trình liên phòng ban, đảm bảo thông tin được luân chuyển đầy đủ và có thể truy xuất.

• Phối hợp với trưởng bộ phận và chuyên viên nghiệp vụ để rà soát tính chính xác, khả thi trước khi trình phê duyệt.

• Đảm bảo tài liệu được ban hành, lưu trữ và sử dụng đúng phiên bản.

• Các nhóm hệ thống trọng tâm:

• Hệ thống quản lý kinh doanh, tư vấn, báo giá, hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

• Hệ thống triển khai dịch vụ đại lý thuế, kế toán, pháp lý doanh nghiệp và nhân sự – BHXH.

• Hệ thống quản trị nhân sự, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc.

• Hệ thống hành chính, văn thư, lưu trữ và kiểm soát tài liệu.

• Hệ thống phối hợp, bàn giao công việc và báo cáo quản trị.

• 3. Tổ chức triển khai và hướng dẫn áp dụng hệ thống (20%)

• Xây dựng kế hoạch triển khai quy trình, quy định, biểu mẫu đã được phê duyệt.

• Phối hợp với các phòng ban để hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ áp dụng.

• Kiểm tra mức độ hiểu và tuân thủ quy trình của nhân sự liên quan.

• Theo dõi khó khăn, vướng mắc và ghi nhận phản hồi trong quá trình triển khai.

• Hỗ trợ xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng, checklist và các công cụ kiểm soát công việc.

• Đảm bảo quy trình sau ban hành được áp dụng thực tế, không chỉ dừng ở việc xây dựng tài liệu.

• 4. Kiểm soát tuân thủ và cải tiến hệ thống (15%)

• Xây dựng kế hoạch rà soát định kỳ việc áp dụng quy trình, quy định và biểu mẫu.

• Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ trong phạm vi được phân công.

• Ghi nhận các điểm không phù hợp, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục.

• Theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.

• Đánh giá hiệu quả quy trình thông qua thời gian xử lý, tỷ lệ sai sót, chất lượng đầu ra và phản hồi từ các bộ phận.

• Chủ động cập nhật hệ thống khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, chính sách nội bộ, công nghệ hoặc yêu cầu pháp lý.

• 5. Quản lý tài liệu, dữ liệu và hỗ trợ số hóa (10%)

• Xây dựng cấu trúc lưu trữ tài liệu và hướng dẫn quy tắc đặt tên, mã hóa, phân quyền truy cập.

• Quản lý danh mục tài liệu, thời hạn rà soát, phiên bản và trạng thái hiệu lực.

• Phối hợp triển khai lưu trữ số trên OneDrive và các nền tảng được Công ty sử dụng.

• Hỗ trợ chuẩn hóa luồng dữ liệu, biểu mẫu và quy trình trên AMIS CRM hoặc phần mềm quản lý liên quan.

• Đề xuất các giải pháp tự động hóa, giảm thao tác thủ công và tăng khả năng theo dõi công việc.

• Đảm bảo việc quản lý dữ liệu và tài liệu tuân thủ yêu cầu bảo mật, phân quyền và quy định của Công ty.

• 6. Báo cáo và tham mưu quản trị hệ thống (10%)

• Lập kế hoạch công việc xây dựng hệ thống theo tuần, tháng, quý.

• Báo cáo tiến độ xây dựng, ban hành và triển khai các tài liệu quản lý.

• Thống kê số lượng quy trình, biểu mẫu đã hoàn thành, đang triển khai hoặc cần cập nhật.

• Tổng hợp kết quả kiểm tra tuân thủ, các tồn tại và đề xuất phương án xử lý.

• Tham mưu cho Ban lãnh đạo về các giải pháp cải tiến cơ cấu vận hành, trách nhiệm công việc và hiệu suất tổ chức.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo phân công.

- 1. Khảo sát, phân tích và đánh giá hệ thống hiện tại (15%)

- Khảo sát hoạt động thực tế của các phòng ban để xác định quy trình, trách nhiệm và phương thức phối hợp.

- Thu thập thông tin, hồ sơ, biểu mẫu, tài liệu và các quy định hiện hành.

- Phân tích luồng công việc, nhận diện những điểm chồng chéo, thiếu kiểm soát, chưa rõ trách nhiệm hoặc chưa được chuẩn hóa.

- Đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với cơ cấu tổ chức và mục tiêu kinh doanh.

- Lập báo cáo hiện trạng và đề xuất danh mục ưu tiên xây dựng, điều chỉnh hoặc cải tiến hệ thống.

- 2. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định, biểu mẫu (30%)

- Soạn thảo, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho các phòng ban.

- Xây dựng quy định, quy chế, chính sách, hướng dẫn công việc và biểu mẫu phục vụ hoạt động quản lý.

- Thiết kế sơ đồ quy trình, phân định rõ đầu vào, đầu ra, người thực hiện, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn xử lý.

- Thiết lập danh mục tài liệu quản lý, mã hóa biểu mẫu, số phiên bản và lịch sử cập nhật.

- Chuẩn hóa các quy trình liên phòng ban, đảm bảo thông tin được luân chuyển đầy đủ và có thể truy xuất.

- Phối hợp với trưởng bộ phận và chuyên viên nghiệp vụ để rà soát tính chính xác, khả thi trước khi trình phê duyệt.

- Đảm bảo tài liệu được ban hành, lưu trữ và sử dụng đúng phiên bản.

- Các nhóm hệ thống trọng tâm:

- Hệ thống quản lý kinh doanh, tư vấn, báo giá, hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

- Hệ thống triển khai dịch vụ đại lý thuế, kế toán, pháp lý doanh nghiệp và nhân sự – BHXH.

- Hệ thống quản trị nhân sự, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc.

- Hệ thống hành chính, văn thư, lưu trữ và kiểm soát tài liệu.

- Hệ thống phối hợp, bàn giao công việc và báo cáo quản trị.

- 3. Tổ chức triển khai và hướng dẫn áp dụng hệ thống (20%)

- Xây dựng kế hoạch triển khai quy trình, quy định, biểu mẫu đã được phê duyệt.

- Phối hợp với các phòng ban để hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ áp dụng.

- Kiểm tra mức độ hiểu và tuân thủ quy trình của nhân sự liên quan.

- Theo dõi khó khăn, vướng mắc và ghi nhận phản hồi trong quá trình triển khai.

- Hỗ trợ xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng, checklist và các công cụ kiểm soát công việc.

- Đảm bảo quy trình sau ban hành được áp dụng thực tế, không chỉ dừng ở việc xây dựng tài liệu.

- 4. Kiểm soát tuân thủ và cải tiến hệ thống (15%)

- Xây dựng kế hoạch rà soát định kỳ việc áp dụng quy trình, quy định và biểu mẫu.

- Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ trong phạm vi được phân công.

- Ghi nhận các điểm không phù hợp, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục.

- Theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.

- Đánh giá hiệu quả quy trình thông qua thời gian xử lý, tỷ lệ sai sót, chất lượng đầu ra và phản hồi từ các bộ phận.

- Chủ động cập nhật hệ thống khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, chính sách nội bộ, công nghệ hoặc yêu cầu pháp lý.

- 5. Quản lý tài liệu, dữ liệu và hỗ trợ số hóa (10%)

- Xây dựng cấu trúc lưu trữ tài liệu và hướng dẫn quy tắc đặt tên, mã hóa, phân quyền truy cập.

- Quản lý danh mục tài liệu, thời hạn rà soát, phiên bản và trạng thái hiệu lực.

- Phối hợp triển khai lưu trữ số trên OneDrive và các nền tảng được Công ty sử dụng.

- Hỗ trợ chuẩn hóa luồng dữ liệu, biểu mẫu và quy trình trên AMIS CRM hoặc phần mềm quản lý liên quan.

- Đề xuất các giải pháp tự động hóa, giảm thao tác thủ công và tăng khả năng theo dõi công việc.

- Đảm bảo việc quản lý dữ liệu và tài liệu tuân thủ yêu cầu bảo mật, phân quyền và quy định của Công ty.

- 6. Báo cáo và tham mưu quản trị hệ thống (10%)

- Lập kế hoạch công việc xây dựng hệ thống theo tuần, tháng, quý.

- Báo cáo tiến độ xây dựng, ban hành và triển khai các tài liệu quản lý.

- Thống kê số lượng quy trình, biểu mẫu đã hoàn thành, đang triển khai hoặc cần cập nhật.

- Tổng hợp kết quả kiểm tra tuân thủ, các tồn tại và đề xuất phương án xử lý.

- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về các giải pháp cải tiến cơ cấu vận hành, trách nhiệm công việc và hiệu suất tổ chức.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo phân công.

• Chịu trách nhiệm tham gia xây dựng, chuẩn hóa, triển khai, giám sát và cải tiến hệ thống quản lý vận hành của Công ty nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện thống nhất, hiệu quả, minh bạch và có khả năng kiểm soát.

• Xây dựng hệ thống quy trình, quy định, chính sách và biểu mẫu quản lý nội bộ.

• Chuẩn hóa phương pháp làm việc, trách nhiệm và luồng phối hợp giữa các phòng ban.

• Thiết lập công cụ kiểm soát, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động.

• Hỗ trợ ứng dụng công nghệ, số hóa quy trình và quản lý dữ liệu.

• Phát hiện các điểm chưa phù hợp, đề xuất giải pháp cải tiến, giảm sai sót và nâng cao năng suất.

• Hỗ trợ Ban lãnh đạo phát triển hệ thống quản trị phù hợp với định hướng mở rộng quy mô doanh nghiệp.

• Theo luật lao động:

• Tham gia BHXH

• Ngày phép năm

• Nghĩ Lễ, Tết

• Thưởng Lễ, Tết, doanh số....

• Tham gia các buổi đào tạo nghiệp vụ và hưởng ứng phong trào từ thiện...

- Theo luật lao động:

- Tham gia BHXH

- Ngày phép năm

- Nghĩ Lễ, Tết

- Thưởng Lễ, Tết, doanh số....

- Tham gia các buổi đào tạo nghiệp vụ và hưởng ứng phong trào từ thiện...