Chuyên Viên Kiểm Soát Mua Hàng & Vật Tư Tập Đoàn/ Procurement & Material Control

1. Mục tiêu vị trí

Đại diện Ban Giám đốc Tập đoàn thực hiện kiểm soát độc lập về giá mua, biến động giá các mặt hàng, dịch vụ cũng như việc sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên phụ liệu tại các nhà máy nhằm phát hiện các biến động, chênh lệch hoặc dấu hiệu bất thường, không hợp lý trong quá trình sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ tại các nhà máy.

Vị trí này tập trung vào kiểm soát giá và phát hiện bất thường, không chịu trách nhiệm quyết định nhu cầu mua hàng. Nhu cầu mua, số lượng và yêu cầu kỹ thuật thuộc trách nhiệm của Giám đốc nhà máy và các bộ phận chuyên môn.

2. Công việc chính

2.1. Kiểm soát giá mua

• Kiểm tra giá các đơn mua hàng trước khi Giám đốc nhà máy phê duyệt.

• Theo dõi và so sánh với giá mua lịch sử, giá giữa các nhà máy và các nhà cung cấp.

• Kiểm soát các nhóm hàng gồm: vật tư kỹ thuật, linh kiện, phụ tùng, công cụ dụng cụ, thực phẩm, nguyên phụ liệu sản xuất, văn phòng phẩm, nhà thầu xây dựng, sửa chữa cơ sở hạ tầng nhà máy, dịch vụ gia công sửa chữa vật tư và các đơn mua hàng, dịch vụ khác phục vụ hoạt động nhà máy.

• Khi có biến động giá, làm việc với bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để yêu cầu giải trình và đàm phán lại theo hướng có lợi cho nhà máy.

• Phối hợp với bộ phận mua hàng các nhà máy để xây dựng hệ thống nhà cung cấp chung với các mặt hàng, dịch vụ giống nhau tại các nhà máy nhằm tối ưu nhất về giá mua.

• Xây dựng và cập nhật dữ liệu giá mua để phục vụ việc kiểm soát lâu dài.

Không thuộc phạm vi kiểm soát:

• Các đơn hàng/nguyên liệu do Tập đoàn trực tiếp mua tập trung hoặc trực tiếp quản lý việc mua.

• Các đơn hàng do Tập đoàn trực tiếp đàm phán và mua từ nhà cung cấp nước ngoài.

2.2. Theo dõi việc sử dụng vật tư và linh kiện thay thế

• Theo dõi số lượng và giá trị vật tư, linh kiện, phụ tùng được thay thế hàng tháng tại các nhà máy.

• Phát hiện và tìm hiểu lý do các trường hợp có tần suất thay thế hoặc chi phí tăng bất thường.

• Phát hiện việc sử dụng, thay thế vật tư không hợp lý (nếu có)

• Kiểm soát quá trình xử lý các vật tư cũ/hỏng của các Nhà máy, đảm bảo tuân thủ theo quy định của Công ty

• Hàng tháng, trực tiếp kiểm tra vật tư cũ, hỏng theo Danh sách hủy vật tư cũ của các Nhà máy.

• Kiểm kê thực tế định kỳ hoặc bất thường: kho vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên phụ liệu, đồ dùng khác các Nhà máy.

• Báo cáo BGĐ Tập đoàn ngay khi phát hiện bất cứ biến động bất thường hoặc không hợp lý trong việc sử dụng vật tư, xử lý vật tư cũ, hỏng tại các Nhà máy

2.3. Kiểm tra thực tế tại nhà máy

• Định kỳ xuống trực tiếp các nhà máy để kiểm tra.

• Được thực hiện kiểm tra đột xuất, không báo trước khi cần thiết hoặc theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Tập đoàn.

• Tập trung kiểm tra:

- Kho vật tư

- Kho phụ tùng

- Vật tư cũ/hỏng

- Các vật tư có giá trị hoặc tần suất thay thế cao

3. Phối hợp công việc

Phối hợp với:

• Giám đốc các nhà máy

• Bộ phận Mua hàng

• Bộ phận Kỹ thuật/Bảo trì

• Kho

• Kế toán nhà máy

• Kế toán Tập đoàn

• Kiểm toán nội bộ/Kiểm soát nội bộ Tập đoàn

• Nhà cung cấp

Kế toán/Kiểm toán nội bộ Tập đoàn sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tháng/hàng quý hoặc kiểm tra đột xuất. Vị trí này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ và phối hợp khi có yêu cầu.

4. Báo cáo

Lập báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc Tập đoàn về:

• Biến động giá mua.

• Các mặt hàng tăng giá đáng kể.

• Kết quả đàm phán với nhà cung cấp.

• Các vật tư có tần suất thay thế cao.

• Kết quả kiểm tra trực tiếp tại nhà máy.

• Tình hình vật tư cũ/hỏng, vật tư đề nghị hủy/thanh lý và các chênh lệch phát hiện khi kiểm kê

• Các vấn đề bất thường cần lưu ý

Nguyên tắc trách nhiệm

Vị trí này chịu trách nhiệm kiểm soát giá, theo dõi biến động và phát hiện bất thường.

Giám đốc nhà máy và bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm về nhu cầu mua, số lượng, yêu cầu kỹ thuật và quyết định phê duyệt mua hàng.

• Có kinh nghiệm trong Mua hàng, Procurement, Cost Control, Supply Chain hoặc Internal Control.• Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường nhà máy sản xuất.• Có nền tảng kiến thức về kỹ thuật máy là một điểm cộng.• Có khả năng phân tích và so sánh giá.• Có kinh nghiệm đàm phán với nhà cung cấp.• Excel tốt, tư duy số liệu tốt.• Cẩn thận, trung thực, nguyên tắc và có khả năng làm việc độc lập.• Không ngại kiểm tra thực tế và làm việc với nhiều phòng ban.• Sẵn sàng đi công tác tại các nhà máy.

Quyền hạn• Yêu cầu nhà máy cung cấp báo giá và hồ sơ mua hàng.• Liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để xác minh và đàm phán giá.• Yêu cầu giải trình khi phát hiện: biến động giá bất thường, các trường hợp có tần suất sử dụng, thay thế vật tư hoặc chi phí tăng bất thường• Kiểm tra trực tiếp kho và vật tư tại nhà máy.• Kiểm kê vật tư cũ/hỏng/phế liệu.• Đề nghị tạm dừng việc hủy/thanh lý khi phát hiện chênh lệch hoặc hồ sơ chưa đầy đủ.• Báo cáo trực tiếp các vấn đề bất thường tới Ban Giám đốc Tập đoàn.

Thưởng

Thưởng các ngày Lễ/Tết

Được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp….theo quy định của pháp luật

Môi trường thân thiện, năng động, chuyên nghiệp, hiện đại